Konferencje, zjazdy, wykłady, prezentacje, kongresy, sympozja, szkolenia, seminaria, szczyty - co łączy te wszystkie wydarzenie? Miejsce, którym jest sala konferencyjna. Wszystkie te spotkania potrzebują dużego, przestronnego miejsca z odpowiednim wyposażeniem biurowo-sprzętowym: krzesła, stoły, mikrofony, nagłośnienie, projektory, ekrany, rzutniki, oświetlenie. Bez tego trudno jest zapewnić odpowiednie warunki do pracy i skupienia się potrzebnego podczas przekazywania wiedzy i informacji.

Konferencje naukowe dzielą się na sesje wykładowe. W ich trakcie prelegenci przedstawiają wyniki badań, swoje przemyślenia i stan wiedzy o jakimś zagadnieniu. Podczas referowania korzystają oni z materiałów w formie elektronicznej umieszczonych w laptopie. Czas wystąpienia jest różny. Zależy od ilości wykładowców, tematyki, czasu konferencji. Po wykładzie odbywa się zwykle dyskusja publiczna. Słuchacze mają też okazję zapytać prelegenta o jakąś kwestię. Nad porządkiem dyskusji czuwa moderator, który udziela głosu, informuje o kończącym się czasie.

Sesje podzielone są na bloki tematyczne. Między nimi są przerwy krótsze (kawowe) i dłuższe (obiadowa). W ich trakcie odbywają się dyskusje kuluarowe, nieoficjalne. Wówczas jest szansa zadać dalsze nurtujące słuchacza pytania.

Przy dużych imprezach wynajem sal konferencyjnych zawiera zwykle catering, do którego uczestnicy mają swobodny dostęp na zapleczu albo w kuluarach bądź w holu obiektu, w którym znajduje się sala konferencyjna.